Preparing for the Worst: Business Continuity Planning for Business Owners

Contemplating  one's  own  demise  can  be  challenging  but  is  paramount  to sole  owners  and  their  businesses.  Consider  the  fictional  Harry  Withers,  the 54-year-old  owner  of  Withering  Hikes,  a  chain  of  seven  retail  apparel stores  for  outdoor  enthusiasts  on  the  Western  Slope  of  Sierra Nevada mountains.  Harry was scouting new hiking trails and disappeared.

After  several  months  of  fruitless  searching,  Harry's  family  opened  probate  proceedings  only  to  find  that Harry's  once-thriving  business  also  had  disappeared.  However,  Withering  Hikes's  disappearance  was  far more  typical  than  Harry's.  Because  Harry  had  dreamed  of  selling  his  company  at  60,  he  had  given  little thought  to  what  would  happen  to  his  business  if  something  happened  to  him.  Thus,  Withering  Hikes  died  of all-too-common  causes—human  error  and  neglect—setting  off  a  chain  reaction  of  ever-worsening consequences  for  Harry's  family  and  business:

1.  Harry's key employees  left  the  company  for  jobs  with  more  certain  futures.  They  feared  that  neither Withering  Hikes  nor  their  salaries  would  continue  without  Harry  at  the  helm.

2.   The departure  of  key  employees  meant  that  there  was  no  one  to  manage  the  business.  Total chaos  reigned, and  revenue  took  an  immediate  and  irreversible  nosedive.  Longtime customers grew uneasy with what they perceived to be a  rudderless  ship  and  took  their  business  to  Harry's competitors.  Further, the  company's  vendors  demanded  cash  payments,  cash  that  the  company  no longer  generated.

3.   Harry's bank  saw  the  drop  in  revenues  and  decided  to  call  in  the  company's  debt,  debt  Harry  had  personally  guaranteed.

4.    Because Harry  left  no  instructions  or  recommendations  about  who  could  run  the  business,  who  could offer  advice,  or  even  what  to  do  with  the  business  should  something  happen  to  him,  both  his business  and  family  suffered.

Withering  Hikes  didn't  just  wither  away;  it  fell  off  a  cliff.  It could not survive without its  top employees  or Harry's  leadership.

The  point  of  reviewing  this  list  of  mortal  blows  is  to  demonstrate  that  business-continuity  planning  is  vitally important  to  owners'  companies  and  families.  Without  a  well-considered  business  survival  plan,  the consequences  for  owners'  employees,  customers,  and,  most  importantly,  family  and  estate  are  dire  (estates rarely  escape  the  notice  of  business  creditors).

Fortunately,  there  is  a  process  that  sole  owners  can  quickly  and  easily  use  to  help  avoid  the  type  of  business collapse  that  Withering  Hikes  experienced.

First, sole owners  must  motivate  top  employees  to  stay  on  after  their  demises  by  creating  financially meaningful  incentive  compensation  plans  for  them  that  vest  over  time.  Creating  a  plan  that  provides  these employees  a  substantial  bonus  (called  a  stay  bonus)  for  remaining  with  the  company  beyond  an  owner's demise  is  a  strong  strategy.  The  company  can  usually  fund  the  stay  bonus  with  life  insurance  on  the  owner's life.  This  funded  stay  bonus  provides  designated  employees  with  a  cash  bonus  (usually  about  50%  of  annual compensation)  and  a  salary  guarantee  if  those  employees  stay  (typically  12-18  months)  after  the  owner's death.  The  sole  owner's  job  is  to  communicate  these  actions  to  these  employees  and  assure  them  that  he  or she  has  made  additional  plans  to  ensure  the  continuation  of  the  business.

Second,  sole  owners  should  alert  their  banks  about  their  continuity  plans.  Meeting  with  a  banker  to  discuss the  arrangements  made  and  showing  him  or  her  that  the  necessary  insurance  funding  to  implement  these plans  is  in  place  can  allow  an  ownership  transfer  to  proceed  smoothly.  Additionally,  it  is  wise  to  determine whether  major  creditors  are  comfortable  with  the  succession  plan.  Sole  owners  should  ask  major  creditors which  arrangements  they  would  like  to  see  in  place.

Third, create a written plan that does the following:

1.  Names  the  person(s)  who  will  take  on  the  responsibility  of  running  the  business.

2.    States  whether  the  business  should  be  continued,  liquidated,  or  sold  (if  so,  to  whom).

3.   Names  the  resources  heirs  should  consult  regarding  the  company's  sale,  continuation,  or  liquidation.

Creating  a  contingency  plan  for  your  company  should  you  depart  unexpectedly  is  a  vital  part  of  your  overall Exit  Planning process.  Failing  to  do  so  invites  the  kind  of  disaster  that  befell  Withering  Hikes,  Harry's employees,  and  his  family.

Our expertise  in  crafting  business-continuity  plans  that  work  can  help  you  be  prepared  for  the unexpected.  Contact us today to learn more about how to begin creating a contingency plan and the options available for your business.

Bill Roeser, CPA

See also: 

Copywrite Business Exit Institute


You've got questions ... we've got answers.